Polskie firmy budowlane, które realizują zlecenia na terenie Niemiec, często spotykają się z obowiązkiem potrącenia tzw. podatku budowlanego, znanego jako Bauabzugsteuer. Jest to zaliczka na podatek dochodowy, którą niemiecki zleceniodawca ma obowiązek pobrać od wynagrodzenia wykonawcy. Aby uniknąć tego potrącenia, konieczne jest posiadanie odpowiedniego zaświadczenia – Freistellungsbescheinigung, czyli zwolnienia z podatku budowlanego. Dokument ten jest kluczowy dla każdej polskiej firmy świadczącej usługi budowlane w Niemczech, ponieważ pozwala otrzymywać wynagrodzenie w pełnej wysokości, bez pomniejszenia o 15% podatku.

Na czym polega Freistellungsbescheinigung

Freistellungsbescheinigung to zaświadczenie wydawane przez niemiecki urząd skarbowy (Finanzamt), które potwierdza, że dana firma budowlana jest zwolniona z obowiązku potrącenia podatku budowlanego przez zleceniodawcę. Dzięki temu niemiecki kontrahent wypłaca pełną kwotę za wykonane usługi, bez potrąceń podatkowych.

Mechanizm ten wprowadzono w Niemczech w celu przeciwdziałania oszustwom podatkowym w branży budowlanej. Zgodnie z niemiecką ustawą o podatku od dochodów (Einkommensteuergesetz §48b), każdy inwestor lub generalny wykonawca jest zobowiązany potrącić 15% wartości faktury, jeśli wykonawca nie przedstawi ważnego Freistellungsbescheinigung.

Dlaczego polskie firmy potrzebują Freistellungsbescheinigung

Dla polskich przedsiębiorstw działających w Niemczech posiadanie tego dokumentu jest absolutnie kluczowe. Brak zaświadczenia powoduje, że kontrahent niemiecki ma prawny obowiązek potrącenia podatku u źródła. W praktyce oznacza to, że zamiast pełnego wynagrodzenia firma z Polski otrzyma o 15% mniej, a kwota ta zostanie przekazana do Finanzamtu.

Choć możliwe jest późniejsze odzyskanie tych środków, proces ten jest czasochłonny i wymaga przedłożenia szeregu dokumentów. Dlatego najlepszym rozwiązaniem jest uzyskanie zwolnienia jeszcze przed rozpoczęciem realizacji kontraktu.

Kto może ubiegać się o Freistellungsbescheinigung

O zwolnienie mogą ubiegać się wszystkie przedsiębiorstwa zarejestrowane w Polsce, które świadczą usługi budowlane lub pokrewne na terytorium Niemiec. Dotyczy to zarówno firm jednoosobowych, jak i spółek.

Warunkiem uzyskania zaświadczenia jest:

• posiadanie niemieckiego numeru podatkowego (Steuernummer),
• prowadzenie legalnej działalności gospodarczej,
• brak zaległości podatkowych wobec niemieckiego urzędu skarbowego,
• rozliczanie się zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi.

Wniosek o wydanie Freistellungsbescheinigung należy złożyć w Finanzamcie właściwym dla miejsca prowadzenia działalności lub dla firmy z zagranicy – w urzędzie skarbowym dla podmiotów zagranicznych (Finanzamt Neubrandenburg lub inne wskazane przez administrację podatkową).

Jak wygląda procedura uzyskania dokumentu

Proces uzyskania Freistellungsbescheinigung rozpoczyna się od złożenia pisemnego wniosku do niemieckiego urzędu skarbowego. Do wniosku należy dołączyć:

• aktualne zaświadczenia rejestracyjne firmy,
• numer podatkowy (Steuernummer) lub potwierdzenie jego nadania,
• dowód, że firma prowadzi rzeczywistą działalność (np. umowy, faktury, referencje),
• potwierdzenie braku zaległości podatkowych.

Urzędnicy analizują wniosek i, jeśli nie stwierdzą nieprawidłowości, wydają dokument zwalniający z obowiązku potrącania podatku. Czas oczekiwania zależy od obciążenia urzędu, ale zwykle wynosi kilka tygodni.

Freistellungsbescheinigung jest wydawane na określony czas – najczęściej na okres jednego roku. Po jego upływie należy wystąpić o przedłużenie.

Jak długo ważne jest zaświadczenie

Standardowo Freistellungsbescheinigung obowiązuje przez 12 miesięcy od daty wydania. W tym czasie firma może posługiwać się dokumentem przy wszystkich realizowanych zleceniach w Niemczech. Po upływie terminu ważności należy złożyć wniosek o jego odnowienie.

Zaleca się, by przedsiębiorcy monitorowali datę wygaśnięcia zaświadczenia i odnawiali je z odpowiednim wyprzedzeniem – co najmniej kilka tygodni przed końcem ważności.

Obowiązki zleceniodawcy i wykonawcy

Niemiecki zleceniodawca (generalny wykonawca, inwestor) ma obowiązek zweryfikować, czy jego podwykonawca posiada ważny Freistellungsbescheinigung. W przypadku jego braku, zleceniodawca musi potrącić 15% podatku i przekazać go do urzędu skarbowego.

Polska firma, przedstawiając ważny dokument, zwalnia kontrahenta z tego obowiązku. W praktyce oznacza to, że obie strony unikają problemów związanych z rozliczeniami i kontrolami podatkowymi.

Co w przypadku braku Freistellungsbescheinigung

Jeżeli polska firma nie posiada ważnego zwolnienia, niemiecki kontrahent odprowadza 15% wartości brutto faktury do urzędu skarbowego. Dla przedsiębiorstwa oznacza to utratę części środków i konieczność składania wniosku o ich zwrot.

Zwrot ten można uzyskać, jeśli firma udowodni, że zapłaciła już odpowiedni podatek w Polsce lub w Niemczech, a dochód nie powinien być opodatkowany podwójnie. Procedura ta jednak bywa długotrwała i wymaga współpracy z niemieckimi urzędami skarbowymi, dlatego zaleca się unikanie takich sytuacji poprzez wcześniejsze uzyskanie zaświadczenia.

Jakie korzyści daje Freistellungsbescheinigung

Posiadanie aktualnego zaświadczenia przynosi firmie szereg korzyści:

• zapewnia pełną wypłatę wynagrodzenia od niemieckiego kontrahenta,
• poprawia wiarygodność i profesjonalny wizerunek przedsiębiorstwa,
• ułatwia zawieranie umów i współpracę z niemieckimi partnerami,
• eliminuje ryzyko potrącenia podatku przez inwestora,
• pozwala uniknąć skomplikowanych procedur zwrotowych.

Dla wielu polskich firm budowlanych dokument ten stanowi niezbędny element funkcjonowania na rynku niemieckim.

Kontrola i obowiązki po wydaniu dokumentu

Freistellungsbescheinigung może zostać cofnięte, jeśli urząd skarbowy stwierdzi nieprawidłowości w rozliczeniach podatkowych lub zaległości. Dlatego przedsiębiorcy powinni regularnie dbać o terminowe płacenie podatków i składek.

Podczas kontroli Finanzamt może zażądać przedstawienia dokumentów potwierdzających rzeczywiste prowadzenie działalności – faktur, umów czy ewidencji pracowników delegowanych.

Najczęstsze błędy przy składaniu wniosku

Wielu przedsiębiorców popełnia błędy, które opóźniają wydanie zaświadczenia. Do najczęstszych należą:

• brak numeru Steuernummer,
• niekompletne dokumenty,
• nieprzetłumaczone załączniki,
• brak potwierdzenia rozliczeń podatkowych w Niemczech,
• wniosek wysłany do niewłaściwego urzędu.

Aby uniknąć tych problemów, należy dokładnie przygotować wniosek i upewnić się, że zawiera wszystkie wymagane informacje.

Relacja Freistellungsbescheinigung do umów o unikaniu podwójnego opodatkowania

Uzyskanie zwolnienia z podatku budowlanego jest zgodne z zasadami wynikającymi z polsko-niemieckiej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. Oznacza to, że firma nie zapłaci podatku dwukrotnie – zarówno w Niemczech, jak i w Polsce.

Polska działalność gospodarcza, która wykonuje roboty budowlane w Niemczech krócej niż 12 miesięcy, zazwyczaj nie tworzy tzw. stałego zakładu podatkowego. W takim przypadku dochód opodatkowany jest w Polsce, a Freistellungsbescheinigung chroni przed potrąceniem podatku w Niemczech.

Jak długo warto przechowywać Freistellungsbescheinigung

Dokument należy przechowywać przez okres co najmniej kilku lat, ponieważ niemiecki urząd skarbowy może w dowolnym momencie poprosić o jego okazanie podczas kontroli. Zleceniodawcy również często proszą o kopię w celu archiwizacji i potwierdzenia legalności współpracy.

Znaczenie Freistellungsbescheinigung w praktyce

W praktyce, posiadanie Freistellungsbescheinigung to nie tylko obowiązek, ale i gwarancja płynności finansowej. Niemieccy partnerzy zazwyczaj wymagają jego przedstawienia przed podpisaniem umowy, a jego brak może skutecznie zablokować realizację zlecenia. Dla polskich przedsiębiorców działających w branży budowlanej jest to więc dokument o fundamentalnym znaczeniu, niezbędny do prowadzenia działalności zgodnie z niemieckim prawem podatkowym.

Chcesz, żebym teraz wygenerowała realistyczne zdjęcie w poziomie do tego artykułu, np. przedstawiające polskich budowlańców omawiających dokumenty z niemieckim inwestorem na tle placu budowy?